Had u tussen 2011 en 2014 nog de keuze om de werkkostenregeling toe te passen, vanaf 2015 geldt de regeling voor alle werkgevers. Deze werkkostenregeling komt in de plaats van allerlei onkostenvergoedingen.
Werkkostenregeling 1,2%
In de voorgaande jaren heeft het percentage geschommeld tussen 1,4% en 1,5% van de totale loonsom (kolom 14 van de loonstaat). Voor 2015 is deze verlaagd naar 1,2%.
De werkkostenregeling in het kort
Via de werkkostenregeling mag een werkgever maximaal 1,2% van het totale (fiscale) loon binnen zijn bedrijf belastingvrij aan zijn werknemers betalen. Over het bedrag dat hierboven wordt uitgekeerd, moet 80% eindheffing worden betaald. Bijzonder is verder nog:
- Er zijn zogenaamde gerichte vrijstellingen die buiten de regeling vallen.
- Bepaalde verstrekkingen mag u op nul waarderen.
- De werkgever kan nog 3 jaar kiezen welke regeling het beste uitvalt.
- Loon in natura wordt gewaardeerd op de factuurwaarde.
De regeling geldt voor
- Maaltijden in de kantine en op kantoor.
- Kerstpakketten
- Parkeergelden (vergoeding boven € 0,19).
- Internet thuis (mits tenminste 10% zakelijk gebruik).
- Fiets, scooter en dergelijke.
- Personeelsactiviteiten
- Persoonlijke verzorging.
- Producten uit eigen bedrijf.
- Korting producten eigen bedrijf.
- Rentevoordeel personeelslening (niet bij hypotheek voor woning).
- Maaltijden, verlichting of verwarming bij onregelmatige diensten.
- Werkruimte bij werknemer thuis.
- Apparatuur voor thuis.
- Fitness
- Werkkleding (die mee naar huis gaat en buiten werktijd kan worden gedragen).
- Bedrijfsfitness buiten kantoor.
- Contributie vakbond en personeelsvereniging
Zaken welke op nul worden gewaardeerd:
Deze kosten mag u als werkgever betalen, zonder dat dit invloed heeft op de werkkostenregeling. De kosten worden voor de werkkostenregeling op nihil gewaardeerd (loon in natura):
- Arbo-voorzieningen op de werkplek.
- Computer, bureau, fitness, gereedschappen, vaste telefoon, op de werkplek.
- Vakliteratuur op het werk.
- Bedrijfsfitness op de werkplek.
- Consumpties (geen eten) tijdens werktijd.
- Renteloze lening aan werknemer waarvoor een (elektrische) fiets, (elektrische) scooter wordt gekocht die voor het woon- / werkverkeer wordt gebruikt.
- Inrichting werkplek buiten de eigen woning.
- Mobiele telefoon (ook Blackberry, iPhone, etc., mits 10% zakelijk gebruik).
- OV-kaarten en voordeelurenkaart.
- Laptop (mits 90% of meer zakelijk) die thuis wordt gebruikt.
- Echte werkkleding (logo 70 vierkante centimeter).
Daarnaast zijn er nog algemene vrijgestelde loonbestanddelen, hierbij kunt u denken aan:
- Pensioenaanspraken
- Periodieke uitkeringen ter vervanging van gederfd of te derven loon.
- Eenmalige uitkeringen bij ontslag.
- Verlof
- Sociale verzekeringen.
- Uitkeringen uit fondsen.
- Uitkeringen bij schade of verlies van persoonlijke zaken.
- Uitkeringen bij overlijden.
- Diensttijduitkeringen bij 25 of 40 jaar.
- Verstrekkingen aan derden (kerstpakket, etc.).
Gerichte vrijstellingen:
Deze vergoedingen mag u als werkgever betalen, zonder dat dit invloed heeft op de werkkostenregeling:
- Kilometervergoeding ad € 0,19 per kilometer (voor auto, scooter, (elektrische) fiets).
- Zakenreis en tijdelijke verblijfkosten (maaltijden en overnachtingen tijdens zakelijke reis).
- Cursussen, congressen en seminars (van belang voor werk / functie).
- Studie- en opleidingskosten.
- Outplacementkosten
- Eten buiten werktijd (overuren, koopavonden en dienstreizen).
- Verhuiskosten in het kader van een dienstbetrekking.
- Extraterritoriale kosten.
- Kosten inschrijving in beroepsregister
Waarvoor geldt de werkkostenregeling niet?
- Voordelen die buiten de dienstbetrekking staan: loon is al hetgeen uit dienstbetrekking wordt genoten, als er een andere reden is dat de werknemer een voordeel krijgt, is dit geen loon. Voorbeeld: een fruitmand voor uw werknemer omdat deze ziek is. Dit doet de werkgever uit medeleven, sympathie, etc.
- Verschotten (intermediaire vergoedingen): zaken die uw werknemer voor de werkgever heeft betaald en die als zakelijk kunnen worden aangemerkt of op de balans van het bedrijf komen te staan. Voorbeeld: secretaresse betaalt kantoorbenodigdheden uit eigen zak en declareert de kosten, werknemer gaat eten met een klant en voldoet de rekening, werknemer tankt met auto van de zaak voor eigen rekening, etc.
- Vrijgesteld loon: het kan hierbij gaan om vrijgestelde aanspraken (zoals pensioen of een arbeidsongeschiktheidsuitkering) of vrijgestelde uitkeringen (diensttijduitkeringen, vergoeding schade persoonlijke zaken, uitkeringen personeelsfonds, etc.).
- Verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage heeft betaald.
- Aanschafkosten van zaken die tot het vermogen van de werkgever behoren (kantoorartikelen, computers, auto van de zaak, etc.).
- Kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (en dus niet op functioneren van de werknemer). Hierbij kunt u denken aan lunchen met de klant, relatiegeschenken, representatiekosten, etc.
Welke vergoedingen vallen nog wel onder de werkkostenregeling?
Er moet onderscheid gemaakt worden tussen:
- Intermediaire kosten.
- Gericht vrijgestelde vergoedingen.
- werkplekvoorzieningen
- Overige voordelen en vergoedingen (en verstrekkingen).
Ad 1 – Intermediaire kosten
Hierbij kunt u denken aan zaken die tot het vermogen van de werkgever blijven behoren (auto van de zaak, computer, etc.) en kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering van de werkgever (eten met klant en relatiegeschenk voor de klant). Vele kosten zitten op het grensvlak, zoals een personeelsfeest (valt wel onder de werkkostenregeling).
Ad 2 – Gericht vrijgestelde vergoedingen
Dit zijn door de werkgever specifiek genoemde kosten. U moet hiervoor wel een specifieke administratie bijhouden. Zie voor een opstelling hierboven.
De werkkostenregeling en de eenmanszaak of VOF zonder personeel
De werkkostenregeling geldt voor werknemers, als ZZP met een eenmanszaak of VOF ben je niet in dienst, dus geldt de werkkostenregeling niet. In dit geval geldt nog steeds het criterium “zakelijkheid”, dus zakelijk nemen als het zakelijke kosten zijn.